Всегда лучше сначала построить речь в целом, а потом уже подготовить вступление. Как правило, во вступлении обобщается то, что говорится в основной части речи. Эффективные ораторы начинают выстраивать речь от центра. Несколько рекомендаций, которые вам помогут.

Шаг 1. Поиск основных идей

Возьмите карточки и напишите на них идеи, которые могут стать главными в вашей презентации. Напишите по одной идее на каждой карточке. Излагайте мысли свободно, не редактируйте их (позже вы сами отбросите все ненужное). Смысл в том, чтобы сформулировать как можно больше идей.

Когда идей будет достаточно, начните исключать некоторые из них. Попробуйте остановиться на двух-пяти главных мыслях. Именно такое количество идей нужно для презентации. Если у вас более пяти идей, вам нужно сократить их количество и свести их в подпункты.

Шаг 2. Сформулируйте второстепенные идеи

Как только вы уяснили главные идеи вашей презентации, настает время подкрепить их другими идеями, подтверждающими вашу точку зрения. Это может быть объяснение, факты или другие свидетельства, подтверждающие основные идеи.

В вашей презентации может быть больше или меньше подпунктов. Как только вы закончите эту процедуру, разложите карточки так, как сочтете нужным. Попытайтесь рассмотреть несколько вариантов и посмотрите, какой вариант лучше. Не упускайте из виду цели и помните, для кого вы будете говорить.

Шаг З. Сформулируйте преимущества вашего предложения

В убеждающей презентации необходимо рассказать аудитории о конкретных преимуществах и пользе, которую они получат, если сделают то, о чем вы их просите. Об этих преимуществах и выгодах нужно сказать прежде, чем перейти к основной части презентации, или о них можно рассказать в конце основной части, а в идеале – и во вступлении, и в конце основной части.

Шаг 4. Подготовьте раздаточные материалы

Теперь вы можете подумать о том, какие дополнительные материалы понадобятся вам для презентации. Раздаточные материалы презентаций должны выполнять три основные функции:

· подтверждать важную для ваших идей информацию;

· подводить промежуточные итоги, чтобы следовать дальше;

· предоставлять поддерживающую информацию, которой вы не можете загромождать визуальные материалы;

· как только вы решили, что вам понадобятся раздаточные материалы, продумайте, когда вы будете их раздавать.

У вас есть три варианта раздачи: до, во время и после презентации.

До презентации. Основная проблема состоит в том, что ваши слушатели заинтересуются раздаточными материалами и начнут читать их, пока вы произносите речь. Когда люди читают, они не слушают. С этим можно бороться, например, так: раздавать тексты, когда люди только входят в помещение. В этом случае у слушателей есть время, чтобы прочесть всю информацию перед тем, как вы начнете говорить. Кроме того, вы сможете пояснить текст и удовлетворить любопытство заинтересовавшихся слушателей.

Во время проведения презентации. Этим способом нужно пользоваться осторожно. Во время проведения презентации вы должны быстро раздавать материал, и он должен соответствовать теме. В противном случае эта информация будет отвлекать слушателей, и не помогать вам.

После презентации. Во время презентации вы можете сообщить, что в конце ее слушатели получат основную информацию по интересующим их вопросам. В этом случае слушателям не придется записывать.

Шаг 5. Подготовьте иллюстрации

После того, как вы разработали схему проведения презентации, нужно решить, стоит ли включать иллюстративные (визуальные) материалы и когда их использовать. Далее мы дадим советы, как подготовить и продемонстрировать иллюстративные материалы. А сейчас вам нужно только решить, как они впишутся в ваш план.

Например, третий подпункт в первой основной идее в нашей презентации гласит, что старая компьютерная система дорого обходится компании. На примере графика, диаграммы или таблицы вы можете продемонстрировать затраты на компьютер за прошедшие три года и показать ту экономию, которую позволит получить новая система за тот же промежуток времени.

Шаг 6. Сформулируйте основную идею в начале и в конце презентации

Вы когда-нибудь слышали поговорку: Скажите им, что вы им собираетесь сказать, Скажите им, А потом скажите им, что вы им сказали!

Иными словами, главные идеи вашей презентации нужно повторять дважды. Этого можно легко добиться, если вы в одной фразе в начале презентации выразите основную идею, а потом, в конце, вновь вернетесь к ней.

Эти фразы нужно включить во введение и заключение.

Шаг 7. Составьте вступление

Теперь вы уже достаточно подготовились и можете составить вступление. Вступление служит достижению нескольких важных целей. Эти цели следующие:

1. Привлечь внимание аудитории. и сконцентрировать его на вас, выступающем.

2. Донести основополагающую информацию о предмете вашей презентации.

3. Представить вас и дать возможность вам рассказать, кто вы и почему имеете основания говорить о предмете презентации.

Хорошее вступление исключительно важно, независимо от цели речи. Во вступлении вы можете использовать несколько разных приемов, которые, наряду с сообщением важной информации, помогут ещё и привлечь внимание слушателей. Вот лучшие из этих приемов:

Анекдот – это короткая история, используемая для иллюстрации основной идеи. Иногда это шуточный рассказик, но не всегда

Юмор в презентации помогает преодолеть напряженность и сломать лед. Но остерегайтесь! Юмор должен быть уместным, связанным либо с выступающим, либо с темой, либо с предметом презентации, либо с аудиторией, либо с ситуацией.

Хуже всего, когда во введении используются шутки, совершенно не относящиеся к теме речи.

Плоская и неудачная шутка может испортить впечатление и .вызвать замешательство в зале.

Риторический вопрос – это вопрос с очевидным ответом, когда выступающий не ждет, что получит от аудитории ответ. Вы могли бы спросить, например, сколько человек в этом зале хочет зарабатывать больше?» Это отличный прием для привлечения внимания.

Шокирующая фраза

Например, вы начинаете со слов: «В прошлом году от несчастных случаев на дорогах погибло столько человек, что их хватит, чтобы заполнить все места на стадионе Уэмбли. Вот почему я хочу убедить вас обязательно пристегивать ремни». Такая фраза сама по себе привлечет внимание.

Шаг 8. Создайте заключение

Хорошее заключение всегда возвращает аудиторию к материалу вашего введения. Обычно в заключении вы обращаетесь к основополагающему материалу, риторическому вопросу, анекдоту или данным, приводимым во введении (вступлении).

В убеждающей презентации вам иногда необходимо вставить в заключение «призыв к действию». Расскажите, что нужно сделать (например, должны ли слушатели созвать сотрудников своих отделов на совещание, чтобы выполнить новое решение? Должны ли они предоставить вам предложения по увеличению бюджета?). В заключении вы должны рассказать, какие конкретные действия нужно предпринять, как их осуществить и когда.

Введение и заключение напоминают голову и хвост в теле презентации. Если их нет, или они составлены плохо, ваша презентация покажется незавершенной, и аудитория это заметит.

Лист для описания плана и организации вашей презентации

План вашей презентации

Для моей презентации у меня есть:

1. четко поставленные цели;

2. анализ и оценка аудитории.

Организация вашей презентации.

Для этой презентации у меня есть:

1. осмысленные основные идеи;

2. обдуманные подпункты;

3. отпечатанный раздаточный материал;

4. иллюстративный (визуальный) материал;

5. установленная выгода и преимущества (в убеждающей презентации);

6. сформулированные основные идеи;

7. разработанное введение;

8. разработанное заключение.

КАК ИЗБАВИТЬСЯ ОТ ТРЕВОГИ

Если вы сталкивались с такими же проблемами и испытывали тревогу перед презентацией, то вам помогут методы, которые мы предлагаем.

1. Организация

Чаще всего человек тревожится, когда презентация плохо организована. Далее мы расскажем о нескольких простых методах организации вашей презентации. Знание того, что вы хорошо выстроили изложение собственных идей, даст вам чувство уверенности, которое поможет направить вашу энергию на презентацию.

2. Визуализация

3рительно представьте, как вы входите в помещение, произносите вступление, с энтузиазмом проводите презентацию, живо и убедительна отвечаете на вопросы, как вы уходите из аудитории с сознанием хорошо выполненной работы. Мысленно повторите эту последовательность, теперь уже детально останавливаясь на каждом пункте, и это поможет вам сфокусироваться на том, что вам нужно для достижения успеха.

З. Практика

Многие выступающие перед тем, как произнести речь перед публикой, воспроизводят ее мысленно или произносят речь, двигая одними губами. Встаньте так, как вы будете стоять на презентации, и покажите визуальные материалы (если они у вас есть). Советуем отрепетировать презентацию, по крайней мере, дважды. Если возможно, пусть во время первой репетиции кто-нибудь поможет и/или запишет ваше выступление на видеопленку. Прокрутите пленку назад, послушайте, как оценит ваше выступление помощник, и внесите все необходимые на ваш взгляд изменения перед последней репетицией. Такой вид подготовки лучше всех остальных.

Если вы очень нервничаете перед тем, как произнести речь, то в следующий раз можете, ожидая очерёдности на выступление, выполнить следующее упражнение.

4 Глубокое дыхание

Когда вы напрягаете мышцы и нервничаете, то, вероятно, вы не глубоко дышите. Первое, что нужно сделать, – сесть прямо, выпрямиться, расслабиться и несколько раз глубоко вздохнуть.

5. Расслабление

Не думайте о напряжении – расслабьтесь. Когда вы вдыхаете, скажите себе «Я», а на выдохе «расслабляюсь». Попробуйте не думать ни о чем, а повторяйте про себя «Я расслабляюсь». Выполняйте это упражнение в течение нескольких минут.

6. Снятие напряжения

По мере того, как у вас нарастает внутреннее напряжение, и ваши мышцы напрягаются, нервная энергия может оказаться «запертой» В теле. Если не высвободить такую энергию, то ваши руки и ноги будут трястись. Полезно перед тем, как встать и произнести речь на презентации, высвободить скопившееся напряжение, выполнив простые и необременительные изометрические упражнения.

Начните с мышц пальцев ног и икроножных мышц, напрягите последовательно мышцы вашего тела вплоть до сжатия кулаков (например, можно напрячь мышцы на пальцах ног, ступнях, икрах, бедрах, мышцы живота, груди, плеч, рук и пальцев). Сразу же высвободите все напряженные мышцы, глубоко вздохните. Повторяйте это упражнение до тех пор, пока не почувствуете, что напряжение начинает спадать. Помните, что это упражнение нужно делать в уединении, чтобы никто не знал, что вы расслабляетесь!

Это тоже типичная ситуация. Может быть, вы и не испытываете все эти симптомы, но они вам должны быть понятны. Далее мы приводим приемы, которые помогут избавиться от нервного напряжения во время произнесения речи.

7. Передвижение

Когда выступающий стоит на одном месте и не жестикулирует, он напрягается. Для того чтобы расслабиться, освободитесь от нервного напряжения путем напряжения ваших мышц. Если вы заметили, что держите руки в одном положении во время речи, потренируйтесь в жестикуляции или так, как если бы вы жестикулировали в разговоре один на один.

Конечно, важно движение верхней части тела, но для снятия напряжения лучше движение ногами. Вы должны овладеть способностью совершать несколько шагов либо из стороны в сторону, либо по направлению к аудитории. Во время речи с кафедры можете походить вокруг нее. Так вы привлечете внимание слушателей (если у вас переносной микрофон). Такие телодвижения помогут вам высвободить напряжение и поддержать внимание к представляемому материалу. Если вы не можете отойти от кафедры, то время от времени отходите хотя бы на полшага в сторону и освобождайтесь от мышечного напряжения.

8. Контакт глаз с аудиторией

Попытайтесь сделать вашу презентацию аналогичной беседе с глазу на глаз. Ведите себя с аудиторией как с индивидуумами. Смотрите на людей, когда говорите. Такой контакт поможет расслабиться, поскольку вы перестанете чувствовать изолированность от аудитории и отреагируете на любое проявление интереса к вам.

ТЕХНИКА ВОПРОСА И ОТВЕТА

Как побудить слушателей задавать вопросы

Часто нам хочется услышать от слушателей вопросы. Если вы излагаете техническую информацию, говорите о сложных идеях или ведете тренинг, то будет полезно проверить, понимают ли вас слушатели или нет. Это можно сделать, отвечая на вопросы.

Если вы пассивно спрашиваете, нет ли вопросов, то вы не поощряете слушателей задавать вопросы. Будут ли слушатели задавать вопросы, зависит от вашего языка тела. Если вы будете стоять поодаль от аудитории и засунете руки в карманы, и, невнятно бормоча, обратитесь к аудитории: «Есть вопросы?», – вряд ли вы услышите хоть один вопрос.

Те, кто активно стремится побудить аудиторию задавать вопросы, обычно делают шаг к зрителям, поднимают руку и спрашивают: «Есть ли у кого-нибудь вопросы ко мне?» Вы могли бы также спросить «Какие у вас вопросы?» Вы предполагаете, что аудитория будет задавать вопросы, и часто слушатели так и поступают. Кроме того, делайте длинные паузы после таких обращений к аудитории, чтобы у слушателей было время обдумать вопросы (они должны получить в ответ тишину раньше вас!) Когда вы поднимаете руку, то сразу «убиваете двух зайцев». Во-первых, это визуальный сигнал для того, чтобы задавать вопросы, так вы поощрите застенчивых людей. Кроме того, вы подаете сигнал к соблюдению порядка. Аудитория последует вашему примеру: слушатели начнут поднимать руки, а не станут выкрикивать вопросы с места.

Как выслушивать вопросы

Вероятно, вы не раз видели, как выступающий во время презентации слушает вопросы, шагая взад и вперед, и не смотрит на того, кто спрашивает, а потом внезапно прерывает вопрос какой-нибудь фразой, вроде следующей: «Можете не заканчивать, я знаю, о чем вы спрашиваете». Но выступающий не может знать, что у него спрашивают, пока вопрос не закончен. Нужно подождать пока человек, задававший вопрос, договорит до конца.

Пока вам задают вопрос, нужно понаблюдать за тем человеком, который его задает. Часто по энергичности вопроса, по скрываемым чувствам, по другим неявным факторам вы можете понять суть вопроса, если, конечно, понимаете язык телодвижений.

Следите за руками, когда вам задают вопросы. Допустим, вы с энтузиазмом проводите презентацию и уверенно излагаете свои идеи. Теперь представьте, что когда вам задают, вопрос, вы стоите и смотрите в пол и нервно потираете руки. Такое поведение будет противоречить имиджу уверенного человека, который вы формировали во время проведения презентации. Ваши руки должны находиться в нейтральном положении, руки прижаты к бокам, пальцы открыты. Сосредоточьтесь на вопросе и внимательно слушайте.

Как отвечать на вопросы

Подготовьтесь к вопросам.

Вы должны быть в состоянии предугадать большинство вопросов, которые вам могут задать. Потренируйтесь в том, как лучше отвечать на них. Подготовьтесь к самому худшему, и все остальное покажется вам легким. Некоторые ораторы заранее готовят иллюстративный материал, чтобы использовать его только при ответе на вопросы, которые они уже предвидят. Повторите вопрос. Может оказаться, что кто-то в зале не услышал вопроса, тогда повторите его перед всем залом. Или, если вам задали сложный, эмоциональный или многоплановый вопрос, переформулируйте его так, чтобы вы сами его поняли. Так как мы думаем приблизительно в пять раз быстрее, чем говорим, то, повторив вопрос, вы выгадаете несколько дополнительных секунд, чтобы еще и сформулировать хороший ответ.

Придерживайтесь своего стиля

Когда вы отвечаете на вопросы, то очень важно сохранять тот же стиль и манеру, что и на презентации. Изменение манеры поведения означает, что вы не уверены в своей позиции. Когда прозвучит вопрос, на который вы не знаете, как ответить, не следует отвечать: «Извините, Я не знаю ответа». Вместо этого можно сказать: «Я не знаю, но я выясню и подойду к вам позже».

Подключите всю аудиторию к ответу на вопрос

Вы видели ораторов, которые увлеченно отвечают на вопрос одного человека и не замечают остальных? Иногда тот, кто задает вопрос, может попытаться «поймать оратора на крючок» трудным вопросом. Всегда видно, «поймали» выступающего или нет, потому что он зачастую единственный, кто понимает человека, задавшего вопрос.

Используйте правило 25-27 %

Приблизительно 25% времени уделяйте контакту глаз с человеком, который задает вопрос, а 75% времени смотрите на остальных слушателей (особенно это важно, когда складывается недружелюбная ситуация в связи с вопросом и ответом). Не обделяйте вниманием человека, задавшего ВОПРОС, но и не игнорируйте остальной зал. Это поможет вам одновременно контролировать ситуацию и поддерживать внимание слушателей.

Не снабжайте ответ предисловием

Иногда мы слышим, что выступающий начинает свой ответ так: «Знаете, это очень хороший вопрос; я рад, что вы его задали». Вполне вероятно, это означает, что лектор не знает, что ответить или не уверен в себе.

Лучше всего не предварять ответы, а просто отвечать (повторив вопрос, если нужно). В конце этапа вопросов и ответов можно сказать что-нибудь вроде: «Благодарю вас за интересные вопросы».

В большинстве презентаций специально отводится время на вопросы и ответы. Иногда вопросы задаются по ходу презентации, иногда в конце. Часто тот, кто выступает, сам определяет, уместны вопросы или нет. В этом случае вы можете попросить аудиторию прерывать вас, когда у кого-то возникнут вопросы, или попросить не задавать вопросов до конца презентации.

СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИЛЛЮСТРАТИВНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Используйте визуальные материалы, если вам необходимо:

1. Сфокусировать (заострить) внимание аудитории.

2. Подкрепить ваше вербальное (словесное) сообщение (но не повторить его дословно).

3. Стимулировать интерес.

4. Проиллюстрировать факторы, которые трудно представить.

Не используйте иллюстрации, чтобы:

1. Произвести сильное впечатление путем представления слишком подробных таблиц и графиков.

2. Избежать взаимодействия с аудиторией.

3. Сделать на их основе не один главный, а несколько выводов.

4. Представить простые идеи, которые можно выразить словами.

Когда вы начнете подбирать иллюстрации, то используйте принцип простоты и краткости (ППК). Не перегружайте графики и таблицы многочисленными данными. Если вы все же их сделаете, аудитория быстро потеряет интерес к презентации или придет в замешательство.

Руководство по информационному содержанию таблиц

1. В табличных материалах презентации используйте максимум 30 чисел. Каждое число должно состоять не более чем из 5 цифр. Например, 18 922 считается одним числом. Превышение этой разрядности чисел производит впечатление перегруженности, и внимание слушателей рассеивается.

2. Помните, что эффективность презентации, перегруженной визуальными материалами и/или информацией, существенно снижается.

3. Чем более четко и сжато излагается информация в вашем иллюстративном материале, тем легче слушателям ее запоминать.

Руководство по информационному содержанию текстовых визуальных материалов

В части текстовых визуальных материалов используйте максимум 36 слов, исключая заголовок. Попробуйте изложить ваш материал максимум на 6 строках, не более чем 6 слов в каждой строке. Если вам нужно больше места, как в следующем примере, используйте больше строчек, и меньше слов. Не нужно в визуальном материале буквально повторять каждое слово презентации. Ваша цель в данном случае проста – подкрепить основные идеи.

Разработка заголовков для иллюстративных материалов

Для наглядных материалов существует три базовых типа заголовков. Выберите тот, который лучше всего отвечает вашим потребностям.

Название предмета.Оно используется, когда нет необходимости передавать конкретное послание, а нужно только предоставить информацию или сырой материал, как в следующем примере.

Тематический заголовок. Он используется для того, чтобы сообщить аудитории о том, какая информация будет извлечена их представленных данных.

3аголовок-утверждепuе. Оно используется, когда вы хотите представить аудитории мнение о том, к какому выводу она должна прийти на основании этих данных. Такое название чаще всего используется в убеждающей презентации.

Для того чтобы привлечь внимание аудитории, сосредоточьте внимание на слушателях, а не на методах, которые вы используете. Слишком часто в презентациях, чтобы донести информацию до слушателей, используются аудиовизуальные средства. Поможет ли в действительности такое средство, зависит от вашего взаимопонимания с аудиторией, которое и определяет разницу между эффективной и неэффективной презентацией.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВИЗУАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ В ПРОЦЕССЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Как завладеть вниманием аудитории

Научитесь управлять вниманием аудитории и привлекать его тогда, когда вам необходимо. Когда вы используете иллюстрации, то внимание слушателей рассеивается. Чтобы «снова завоевать его», вам нужно направить внимание людей на себя. Обычно этого легко достичь, если отключить проектор и сделать один или два шага к слушателям.

Галочкой пометьте те приемы, которые вы собираетесь применить в вашей презентации.

Я планирую отключать проектор, когда мне нужно что-то объяснить, и нет необходимости, чтобы зрители смотрели на экран. Я не собираюсь все время включать и отключать проектор, но я и не буду держать проектор постоянно включенным, поскольку в этом случае внимание аудитории сосредотачивается на проекторе, а не на мне.

Я буду переворачивать страницу флип-чата только после того, как закончу рассказывать. (Если флип-чаты были подготовлены заранее, я собираюсь оставить три пустых страницы между каждым листком, так чтобы зрители не видели следующей страницы, пока я не покажу ее).

По уже названным причинам я буду стирать все надписи на доске (когда информация уже воспринята аудиторией и больше не нужна, ее стирают).

Я собираюсь вставлять черные слайды, когда потребуется объяснение, или когда начнется еще один раздел. Это оживит аудиторию и поможет переключить внимание. Я оставлю немного света в комнате в том месте, где я стою, чтобы, когда экран станет черным, я оказался в центре внимания.

Я покажу или продемонстрирую предмет, когда на него делается ссылка, а затем закрою его, когда он больше будет не нужен (когда предмет не закрыт, многие люди будут смотреть на экран из любопытства, и могут пропустить часть презентации).

Я постараюсь не передавать предметы аудитории, потому что это очень отвлекает (вместо этого, я пройду к аудитории и быстро всем покажу предмет, а потом в конце доклада дам посмотреть его всем желающим).

Решите заранее, на чем, должна сосредоточить внимание ваша аудитория. Вы хотите, чтобы их внимание разделилось между вами и иллюстрациями или вам нужно целиком завладеть вниманием аудитории?

Расположение оборудования

Когда вы используете проектор, то делайте это так, чтобы аудитория не отвлекалась и следила за изложением. Этого легко добиться, если экран проектора или плакаты будут находиться под углом в 45 градусов и сместятся к одной стороне от центра помещения. Тогда вы окажетесь в центре и легко привлечете внимание к тому, что показываете и о чем говорите.

Где и как стоять

Когда вы используете иллюстрации, то возникает серьезная проблема, поскольку в этом случае ораторы чаще говорят, обращаясь к экрану, а не к аудитории. Эту проблему легко исправить, если оратор не забывает постоянно обращаться лицом к аудитории.

Запомните:не говорите, пока вы не установите контакта глаз со слушателями! Если вам что-то нужно написать на флип-чате, листке для проектора или на доске, не говорите ничего, пока вы пишете.

Советы, как пользоваться указкой

1. Указки используют для того, чтобы быстро привлечь внимание к рисункам или проследить взаимосвязь данных на графике. Указка не нужна при использовании текстовых визуальных материалов, так как вы можете комментировать каждый пункт или цифру, называя их.

2. Когда вы пользуетесь указкой, встаньте плечом к аудитории. Когда показываете что-то на экране, держите указку в той руке, которая ближе к экрану.

3. Не играйте с указкой, когда вы ей не пользуетесь. Сложите ее, отложите в сторону или положите вниз.

4. Направьте вашу указку на экран, а не на проектор. Когда вы стоите у проектора, то можете помешать кому-либо смотреть на экран.

5. Если вы будете оставлять указку на проекторе, то привлечете слишком много внимания к экрану, и вас перестанут слушать.

ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

Как практиковаться в проведении презентации

Освойте эти процедуры, и это поможет вам выступать уверенно, с энтузиазмом и без напряжения.

· Убедитесь, что все ваши заметки - это только «ключевые слова», и напишите их печатными буквами на карточках. Тогда вы запомните ключевые слова, и вам не придется читать аудитории текст «по бумажке».

· Мысленно повторите презентацию, чтобы представить все идеи в логическом порядке.

· Повторяйте указанные выше процедуры до тех пор, пока не освоитесь полностью в потоке собственных идей и не разработаете план поддержки идей посредством иллюстративных материалов.

· Начните репетировать презентацию стоя. Расставьте стулья и оборудование так, как все будет на презентации.

· Проведите воображаемую презентацию, передав идею за идеей (но не слово в слово) и используя все визуальные материалы. Старайтесь, как можно меньше пользоваться записями и сосредоточиться на аудитории.

· Потренируйтесь отвечать на вопросы, которые, как вам кажется, могут возникнуть у слушателей.

· Снова проведите полностью презентацию. Если возможно, запишите себя на видео или попросите друга посмотреть и оценить вас.

· Просмотрите пленку и/или выслушайте замечания друга и внесите все необходимые изменения.

· Проведите одну или две «генеральных репетиции» В её окончательном варианте.

Контролирование обстановки во время презентации

1. Проекторы

Проверьте, не перегорела ли лампочка, и есть ли запасная лампочка. Если вы прочистите экран проектора, то это сделает изображение более ярким. Подумайте, понадобятся ли вам чистые листы, чтобы рисовать схемы, и ручки?

2. Флип-чаты

Достаточно ли у вас бумаги? У вас хватает маркеров? Вы убедились, что они не высохли?

3. Раздаточные материалы

Разложены ли ваши раздаточные материалы в доступном месте и в том порядке, чтобы их можно было раздавать, не испортив? Вы нашли человека, который поможет вам раздать материалы, если понадобится?

4.Указки

Вам понадобится указка? Она должна быть рядом с вами, так, чтобы вы легко воспользовались ею во время презентации.

5. Микрофоны

Если вы говорите с аудиторией, состоящей из более чем 50-100 человек, то, вероятно, вам понадобится микрофон. Перед презентацией попросите такой микрофон, который позволит, вам двигаться по помещению. Можно взять микрофон со шпуром, позволяющим перемещаться в пределах 3-5 метров, или такой микрофон, который можно прикрепить к пиджаку или галстуку, так что руки будут свободны.

6.Освещение

Подумайте, не нужно ли вам приглушить свет в помещении? Проверьте, есть ли выключатель, который делает освещение менее ярким. Желательно, когда вы демонстрируете 35-миллиметровые слайды, оставлять в помещении приглушенный свет. Тогда ваш голос не будет звучать в темноте. Проверьте, чтобы все лампочки и выключатели в помещении работали.

7. Расстановка стульев

Если вы можете проконтролировать расстановку стульев в комнате попробуйте это сделать. Если возможно, расставьте стулья тaк, чтобы выход и вход в помещение были сзади. Тогда, если кто-то захочет выйти или войти, это не будет никого отвлекать.

Когда вы знаете, сколько приблизительно людей будет присутствовать, попробуйте добиться, чтобы было выдвинуто приблизительно столько же стульев, сколько человек должно прийти. Тогда вам не придется просить слушателей садиться в дальней части комнаты.

Если у вас нет возможности отрепетировать презентацию – действуйте экспромтом

Если с вами случается что-то подобное, не паникуйте! Вы уже знаете, как привести в порядок мысли, кроме того, вы знаете свою работу. Используя только эти возможности, вы удачно ответите на вопросы, если предпримите следующее.

Подумайте:

Сначала приведите в порядок мысли

Любую тему можно разделить на составляющие. Прежде чем начнете говорить, разбейте тему на элементы по такому образцу:

А. Прошлое, настоящее и будущее (или любая комбинация, ориентированная на время).

Б. Темы 1, 2 и 3 (например, производство, реклама и маркетинг).

В. За и против (этот прием полезно использовать в убеждающей презентации).

А потом начинайте говорить:

Сделайте несколько вводных замечаний

Прежде, чем вы расскажите о главном, дайте себе немного времени, чтобы собраться. Выскажите несколько вводных замечаний, таких, например, как: «Спасибо. Я очень рад поделиться с вами кое-какой информацией. Конечно, я не планировал официальную презентацию, но я с удовольствием расскажу о проекте, над которым мы сейчас работаем».

Четко сформулируйте вводное предложение вашей основной идеи

Вы хотите объяснить себе и своим слушателям, в чем ваша основная идея. Можно просто ответить так: «Я бы хотел рассказать вам о том, как мы начинали этот проект, в какой он стадии находится сейчас, и как мы планируем работать над ним дальше». Таким образом, вы показываете слушателям, что разбили решение вопроса на несколько временных отрезков.

Доведите до слушателей основной объем представляемой информации («тело» презентации)

Рассказывайте в соответствии с каждым пунктом во вводном предложении. Когда вы уже задали схему выступления и сообщили слушателям; что вы им хотите сказать, то это уже отчасти снимает напряжение.

Если вы говорите о противоречивых вещах, то сначала признайте противоположную точку зрения, а потом закончите выражением собственного мнения по данной теме так, чтобы подводимый в конце итог был отражением вашей позиции.

Подведите итог по основным пунктам

Ваши основные идеи подкрепит краткое повторение их в несколько переформулированном виде. Например: «За эти несколько минут я попыталась представить вам обзор, как этот проект начинался, в каком он состоянии сейчас и как нам видится его развитие».

В конце презентации сделайте вывод

Если вы хотите, чтобы люди проявили живой интерес к вашим идеям, вы должны передать слушателям свой энтузиазм. .

Скованная и неподвижная поза, монотонный голос, отсутствующий взгляд сделают скучным любое выступление. Мы общаемся не только посредством слов. Мы выражаем чувства невербальными средствами, то есть мимикой, жестами и телодвижениями. Когда из-за нервного напряжения эти каналы общения прерываются, то ухудшается и качество общения с аудиторией.

Живая и яркая презентация даст вам преимущество. Такая форма речи позволяет вам выплеснуть нервную энергию. Говорите естественно, как в обычном разговоре, и попытайтесь общаться с людьми в аудитории непосредственно и дружелюбно. Это жизненно необходимо даже в более официальных ситуациях.

Вы должны научиться понимать не только то, что вы говорите, но и как вы говорите! Чтобы стать самому себе наставником в ситуации, когда вы стоите перед аудиторией, оцените аспекты, приводимые в следующем разделе.

ПЛАНИРУЙТЕ ВАШУ ПРЕЗЕНТАЦИЮ

Как вы думаете, можно ли построить дом без плана? Прежде, чем кто-нибудь сможет построить дом. Нужен план для того, чтобы закупить материалы и показать, как можно эти материалы использовать. Точно также, разработка плана презентации сделает работу над ней более плодотворной. Составление плана – это процесс, состоящий из двух шагов. Он включает постановку целей и оценку аудитории.

Шаг 1. Определяем цели

Сначала сформулируйте цель презентации в одном предложении.

В информативной презентации вы, как правило, не пытаетесь изменить поведение, установки или убеждения человека. Вы просто сообщаете факты. Пример такого типа презентации – сообщениие, в котором вы просто информируете других о том, как идет работа над проектом.

В убеждающей презентации вы пытаетесь изменить некоторые аспекты поведения вашей аудитории, установки и убеждения. Например, вы можете захотеть, чтобы слушатели одобрили ваши планы; желать, чтобы вам дали денег; хотеть изменить направление рабаты над проектом и так далее. В среде профессиональных работников чаще всего проводятся презентации убеждающего типа.

Шаг 2. Оцените слушателей

Поставьте себя на место людей, которые будут слушать вашу презентацию.

Когда вы оцениваете аудиторию, следует учесть три вещи:

1. Каковы ценности, потребности и ограничения у ваших слушателей?

В отношении малой группы людей вы можете сделать более всесторонний анализ, так как хорошо знаете тех, кто входит в эту группу. Когда речь идет о большей группе, вам придется опираться на более общие характеристики.

2. Насколько информирована ваша аудитория?

Сталкивались ли вы с ситуацией, когда выступавший использовал аббревиатуры (сокращения), акронимы (слова, состоящие из первых букв какого-либо выражения) или технические термины, незнакомые слушателям? Если вы сомневаетесь в информированности аудитории, лучше всего предположить, что слушатели не поймут тех специальных терминов, которые вы намереваетесь включить в речь. Если вам нужно использовать какие-то термины, коротко поясните их.

З. Что подействует на слушателей, а что - нет?

Вам нужно задать себе вопрос, какие логические доводы и доказательства вызовут наиболее благоприятную реакцию слушателей. И наоборот, какие аргументы и доказательства вызовут неблагоприятную реакцию. В зависимости от этого и вносите или не вносите их в план.

Форма, которую мы предлагаем далее для заполнения, поможет вам более эффективно спланировать любую презентацию.

Рабочая анкета для анализа аудитории

1. Мои цели в отношении аудитории:__________________________________

__________________________________________________________________

2. Ценности, наличие которых у данной аудитории следует учесть:______________________________________________________________________________________________________________________________

3. Конкретные потребности этой группы слушателей:_______________________________________________________________

__________________________________________________________________

4. Ограничения, которые следует принять во внимание в процессе выступления перед данной аудиторией:________________________________________
__________________________________________________________________5. Я оцениваю знание моей аудиторией темы и технической те6рминологии следующим образом:

Хорошо____________________ Плохо _________________________

Средне ____________________ Неизвестно ____________________

6. Я оцениваю желания аудитории воспринять излагаемые мной идеи как:

Высокое ____________________ Низкое ________________________

Среднее ____________________ Неизвестно ____________________

7. До презентации слушатели так оценивали мои ораторские способности:

Хорошие___________________ Плохие _______________________

Средне ____________________ Неизвестно ___________________

8. Примеры вспомогательных идей и аргументов в пользу моего предложения, которые могут оказать на слушателей позитивное воздействие:_________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Примеры вспомогательных идей и аргументов, которые могут вызвать негативную реакцию: _________________________________________________

Приложение 1

ОЦЕНИТЕ НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ,

КОТОРЫМИ ВЫ СЕЙЧАС ВЛАДЕЕТЕ

всегда

никогда

Перед тем, как планировать презентацию, я формулирую несколько основных целей

Я анализирую ценности, потребности и ограничения моей аудитории

Первым делом я записываю основные идеи в том порядке, в каком собираюсь представлять их аудитории

Я предусматриваю и предварительное представление, и полное рассмотрение своих идей

Я произношу введение, которое привлечет внимание аудитории, и, кроме того, привожу необходимую основополагающую информацию

В заключении речи я вновь возвращаюсь к введению, а когда это необходимо, призываю к действиям

Визуальные материалы, которые я использую, тщательно подобраны, просты, легко читаются и производят впечатление на аудиторию

Количество визуальных материалов таково, что они усиливают, а не снижают эффект моей презентации

Чтобы моя презентация была убедительной, я подкрепляю приводимые материалы логическими аргументами

Я использую свою нервозность для того, чтобы сделать презентацию более эмоциональной, а не подавляю ее

Я стараюсь, чтобы преимущества идеи, которые я внушаю своей аудитории, были ясными и неопровержимыми

Я выражаю идеи с энтузиазмом

Я репетирую свое выступление и стараюсь не использовать записей, с тем, чтобы уделять максимальное внимание аудитории

Мои записи содержат только "ключевые" слова, так что мне не приходится "произносить речь по бумажке"

Я репетирую презентацию стоя и пользуясь визуальным материалом

Я готовлю вопросы, которые могут возникнуть у слушателей, и практикуюсь отвечать на них

Перед презентацией я заранее готовлю места для сидения (если нужно) и проверяю аудио и видеоаппаратуру

Я поддерживаю хороший визуальный контакт со слушателями в течение всего времени презентации

Я произношу слова отчетливо, в полный голос, а не монотонно

Мои жесты естественны и не сковываются из-за нервозного состояния

Итак, ваше количество очков:

Если вы набрали от 80-100 баллов, то вы опытный и подготовленный оратор, и вам нужна только практика, чтобы поддерживать базовые навыки.

Если вы набрали от 60-80 баллов, то у вас есть потенциальная возможность стать высоко эффективным оратором.

Если вы набрали от 40-60 баллов, то вам необходимо прочитать книгу "Навыки эффективной презентации" (автор Стив Мэнден).

Если вы набрали от 30 до 40 баллов, то вам нужно много практиковаться...

Если общее число ваших баллов меньше 30, засучите рукава и беритесь за дело. Может быть, вам придется нелегко, но если вы все же попытаетесь, вы достигнете большого прогресса.

Библиография

1. Intel «Обучение для будущего» (при поддержке Microsoft)/ V/? 2002

2. Официальный учебный курс Microsoft: MicrosoftOfficePaverPoint2003 / Пер. с анг. – М.: Изд-во ЭКОМ; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2006. – 390 с.: ил.

Педагогам

ОРГАНИЗАЦИЯ ВАШЕЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ